A sua sala de estar pode ser um PE: o lado oculto do trabalho à distância

Uma Perspetiva Portuguesa com Contexto Global

O teletrabalho transformou a atividade empresarial moderna, mas também esbate as fronteiras legais e fiscais. Em Portugal - e a nível internacional - coloca-se a questão fundamental: Poderá o escritório de origem de um trabalhador criar um Estabelecimento Permanente (EP) para um empregador estrangeiro?

O que é um Estabelecimento Permanente (EP)?

Nos termos do artigo 5º do Código do Imposto sobre o Rendimento das Pessoas Colectivas (IRC), um PE é definido como um local fixo de negócios através do qual uma empresa estrangeira exerce parte ou a totalidade das suas actividades comerciais. Isto pode incluir:

• Espaço à disposição: Um espaço físico ou virtual utilizado pela empresa, mesmo sem um direito formal de utilização.
• Autoridade para vincular: Poder para negociar ou assinar contratos, ou desempenhar funções essenciais.
• Atividade comercial regular: Operações que são centrais para o negócio, para além das funções preparatórias ou auxiliares.

Consequências da existência de um estabelecimento estável:
Se se verificar a existência de um estabelecimento estável, a empresa estrangeira estará sujeita ao imposto sobre o rendimento das pessoas colectivas português sobre os lucros atribuíveis ao estabelecimento estável. As autoridades fiscais determinarão a parte do lucro global da empresa relacionada com as actividades realizadas através do PE - tal como o trabalho realizado a partir do escritório em Portugal.
Esta atribuição tem geralmente em conta as funções desempenhadas, os activos utilizados e os riscos assumidos pelo PE. Se o trabalho for menor ou de apoio, a exposição fiscal pode ser limitada. No entanto, se o trabalhador em Portugal realizar actividades essenciais ou de elevado valor, uma parte maior dos lucros da empresa poderá ser tributada localmente.

Decisões da Autoridade Tributária Portuguesa

• Processo n.º 7502/2020 (06/01/2021): Uma instituição pública portuguesa contratou um cidadão irlandês para trabalhar totalmente em linha a partir da Irlanda. A Autoridade Tributária Portuguesa concluiu que o direito exclusivo de tributação pertencia à Irlanda, uma vez que o trabalho foi realizado fisicamente nesse país.
• Processo n.º 461/2018 (29/05/2018): Este acórdão confirmou que um empregador estrangeiro sem estabelecimento físico em Portugal pode ainda assim ter de se registar para efeitos fiscais e de segurança social quando contrata trabalhadores à distância. No entanto, o simples facto de o trabalho ser realizado a partir de casa não cria automaticamente um PE, especialmente se o trabalhador não tiver autoridade para vincular a empresa.
• Processo n.º 25329 (30/10/2023): Um residente português celebrou um contrato de trabalho com uma empresa espanhola, exercendo funções à distância a partir de Portugal. A AT concluiu que, pelo facto de o trabalho ser fisicamente prestado em Portugal, a remuneração deveria ser tributada exclusivamente em Portugal.

Diretrizes da OCDE

• Definição de local de atividade: Espaço utilizado para o negócio, à disposição da empresa, mesmo que não exista um direito legal formal.
• Regra do escritório no domicílio: Um escritório no domicílio não está automaticamente à disposição da entidade patronal pelo simples facto de um trabalhador aí trabalhar.
• Quando é que o escritório em casa pode ser um PE: Se a entidade patronal exigir explícita ou implicitamente a utilização do escritório em casa e o trabalho aí efectuado for essencial e contínuo, pode ser criado um PE.
• Exclusões: As actividades de natureza preparatória ou auxiliar - como o armazenamento, a exposição, a publicidade ou a recolha de informações - estão excluídas da classificação de EP ao abrigo de tratados como o TDT Reino Unido-Portugal.

Perspectivas internacionais para além das diretrizes da OCDE

• Espanha: Decisões recentes sublinharam que é pouco provável que um escritório em casa seja um PE se as funções do trabalhador não se alterarem devido ao trabalho à distância, se a deslocalização for uma decisão pessoal, se a entidade patronal não cobrir os custos de deslocalização e se a entidade patronal tiver um escritório alternativo disponível.
• Bélgica: A administração fiscal belga tem adotado uma abordagem cautelosa em relação aos PEs com escritório no domicílio, centrando-se na questão de saber se o escritório no domicílio é realmente necessário para o empregador e se faz parte integrante das operações da empresa.
• Reino Unido: As orientações do HMRC reflectem o ponto de vista de que um escritório em casa não constitui normalmente um PE se for utilizado à discrição do trabalhador e se a empresa mantiver um espaço de trabalho alternativo adequado noutro local. Factos e circunstâncias específicos podem afetar esta conclusão.

Como minimizar os riscos

• Esclarecer o papel do trabalho remoto: Especificar nos contratos que o trabalho à distância é para conveniência do trabalhador e não obrigatório para a empresa.
• Oferecer uma opção de escritório: Disponibilizar um espaço de escritório alternativo, mesmo que não seja utilizado.
• Evitar autoridade contratual: Não conceda aos trabalhadores remotos poderes para vincular a empresa.
• Procurar aconselhamento especializado: A orientação fiscal local é essencial para o cumprimento das regras portuguesas e internacionais.
• Pedir uma decisão vinculativa: Considerar a possibilidade de solicitar uma decisão da Autoridade Tributária Portuguesa para confirmar a situação.

Conclusão

Embora o trabalho remoto ofereça flexibilidade e ganhos de produtividade, introduz questões fiscais complexas. Os acórdãos da Autoridade Tributária Portuguesa e as orientações da OCDE sugerem que os escritórios em casa não constituem automaticamente um PE se forem utilizados de forma discricionária pelo trabalhador e não tiverem autoridade para tomar decisões essenciais à atividade. No entanto, cada caso depende dos seus factos e circunstâncias únicos, e as interpretações em evolução exigem uma avaliação cuidadosa.

Nota: A legislação e as interpretações fiscais estão a evoluir. As empresas com trabalhadores à distância em Portugal devem manter-se informadas e procurar aconselhamento profissional para poderem lidar eficazmente com estas complexidades.